Drink bar zrób to sam czy barman, porównanie kosztów i ryzyka

Na czym polega różnica

Drink bar zrób to sam to stoisko z bazą napojów, lodem, szkłem i dodatkami, które organizujesz we własnym zakresie. Goście podchodzą i mieszają drinki według kartki z przepisami albo proszą o pomoc kogoś z rodziny. Barman z mobilnym drink barem przyjeżdża z własnym sprzętem, przygotowuje drinki z karty, którą ustaliliście wcześniej, i obsługuje bar przez umówione godziny.

Różnica nie sprowadza się do ceny. Chodzi o to, kto odpowiada za tempo, za porządek na stanowisku i za to, żeby każdy gość dostał dokładnie to, o co prosił. Przy rozwiązaniu własnym odpowiadasz za to Ty albo osoba, którą poprosisz o pomoc. Przy barmanie odpowiada firma, z którą masz ustalony zakres usługi.

Jeśli zastanawiasz się nad wariantem pośrednim, zajrzyj do opisu samoobsługowego drink baru na wesele, w którym goście obsługują się sami, ale stanowisko jest przygotowane i opisane.

Z czego składa się koszt wersji własnej

Na liście wydatków przy drink barze zrób to sam pojawia się więcej pozycji, niż większość par zakłada na początku.

• napoje bazowe, soki, syropy i woda gazowana w ilościach liczonych na gościa,
• lód, którego potrzeba zaskakująco dużo, bo schładza szkło i napoje przez cały wieczór,
• szkło, shakery, miarki, łyżki barmańskie, deski, noże i pojemniki na odpadki,
• dodatki: cytrusy, zioła, rurki, serwetki, kartki z przepisami,
• stół albo lada, obrus, oświetlenie i dostęp do wody,
• wynajem lub kupno sprzętu, jeśli nie masz go w domu,
• czas osoby pilnującej baru, która nie bawi się wtedy z gośćmi.

Ostatnia pozycja bywa najdroższa, choć nie widać jej w rachunku. Wesele jest raz, a osoba za barem zwykle przez większość wieczoru pracuje zamiast tańczyć.

Z czego składa się koszt barmana

Cena usługi barmańskiej obejmuje czas pracy, dojazd, sprzęt, szkło, przygotowanie i sprzątanie. Zwykle dochodzą do niej składniki, które zamawiasz osobno, bo to Ty decydujesz o karcie i ilościach. Szczegółowy rozkład ceny znajdziesz w osobnym wpisie, ile kosztuje barman na wesele, a stawki rynkowe opisujemy na stronie barman na wesele cena.

Przy porównaniu nie ustawiaj obok siebie samej ceny barmana i samych zakupów składników. Do wersji własnej dopisz szkło, lód, sprzęt i marnotrawstwo, a do wersji z barmanem dopisz składniki do karty. Dopiero wtedy liczby są porównywalne.

Co może pójść nie tak przy wersji własnej

Najczęstszy problem to kolejka. Gdy kilkudziesięciu gości chce drinka w tym samym kwadransie, jedna niedoświadczona osoba nie nadąży. Efekt jest łatwy do przewidzenia: długie czekanie, bałagan na stanowisku, mokra lada i drinki, które smakują za każdym razem inaczej.

Drugi problem to bezpieczeństwo. Szkło na parkiecie, rozlany syrop na podłodze, brak kogoś, kto zauważy, że gość nie powinien już dostać kolejnego napoju albo że ktoś poniżej osiemnastego roku życia sięga po alkohol. Bar prowadzony bez nadzoru wymaga jasnych zasad, a ktoś musi je egzekwować.

Trzeci problem to ilości. Bez doświadczenia trudno oszacować, ile lodu, cytrusów i napojów bezalkoholowych zejdzie do końca wieczoru. Skończony lód o dwudziestej drugiej psuje bar bardziej niż skromniejsza karta.

Co może pójść nie tak z barmanem

Ryzyko po stronie barmana jest inne i dotyczy głównie ustaleń. Zła komunikacja o godzinach, liczbie gości, miejscu na stanowisko, dostępie do prądu i wody kończy się improwizacją na miejscu. Dlatego zapytanie powinno zawierać komplet informacji: datę, godziny, liczbę dorosłych gości, rodzaj imprezy, kartę drinków i warunki sali.

Warto też zapytać, co się dzieje, gdy barman zachoruje. Sprawdzona firma ma zastępstwo albo jasno opisane zasady na taką sytuację. To jedno pytanie przed podpisaniem zamówienia oszczędza nerwów w dniu wesela.

Kiedy wersja własna ma sens

Drink bar zrób to sam dobrze się sprawdza, gdy spełnione są wszystkie warunki naraz:

• gości jest niewielu, na przykład kilkunastu lub dwudziestu kilku,
• karta jest krótka i składa się z drinków, które łatwo zrobić według przepisu,
• ktoś zaufany zgodził się prowadzić bar i wie, że nie będzie całego wieczoru w centrum zabawy,
• sala ma wygodne miejsce na stanowisko, z dostępem do wody i lodu,
• impreza nie wymaga szybkiej obsługi, bo nie ma jednej, wspólnej fali zamówień.

Przy domowych urodzinach czy małej rocznicy to zwykle wystarczy. Przy rodzinnym spotkaniu możesz dodatkowo przygotować karafki z napojami bezalkoholowymi, żeby każdy mógł sięgnąć po coś dla siebie bez pomocy.

Kiedy lepiej zatrudnić barmana

Barman zaczyna się opłacać, gdy gości jest kilkudziesięciu lub więcej, wesele trwa wiele godzin, a bar ma być jedną z atrakcji wieczoru. Dotyczy to także imprez firmowych, gdzie nikt z zespołu nie chce stać za barem, i osiemnastek, gdzie ktoś musi pilnować zasad dotyczących alkoholu. Barman jest też wygodny, gdy chcesz mieć w karcie kilka bardziej wymagających pozycji, które trudno przygotować powtarzalnie bez wprawy.

Przy większych weselach często wybiera się rozwiązanie pośrednie: barman prowadzi bar w najbardziej obleganych godzinach, a poza nimi goście mogą sięgnąć po napoje przygotowane wcześniej. Warto o to zapytać w zapytaniu, bo część firm układa grafik właśnie w ten sposób.

Prosty rachunek na kartce

Zrób dwie kolumny. W pierwszej wpisz wszystkie pozycje wersji własnej: składniki, lód, szkło, sprzęt, dodatki i wartość czasu osoby za barem. W drugiej wpisz cenę usługi barmańskiej i składniki do karty. Jeśli różnica jest niewielka, wybór jest prosty: barman daje spokój i powtarzalność za podobne pieniądze.

Zadaj sobie też trzy pytania kontrolne:

• czy ktoś z gości lub rodziny naprawdę chce stać za barem przez kilka godzin,
• co zrobimy, gdy kolejka do baru urośnie do kilkunastu osób,
• kto odpowiada za to, że alkohol dostają tylko dorośli goście.

Jeśli na któreś z pytań nie masz odpowiedzi, wersja własna wymaga jeszcze przygotowania albo trzeba rozważyć barmana.

Karta drinków jest potrzebna w obu wariantach

Niezależnie od wyboru zacznij od karty. Bez niej nie policzysz ani zakupów, ani godzin pracy barmana. Karta ma zawierać drinki dopasowane do stylu imprezy i do liczby gości, a w każdej wersji powinny się w niej znaleźć pozycje bezalkoholowe. Jak ułożyć ją krok po kroku, opisujemy we wpisie karta drinków na wesele, a gotowe nazwy klasyków znajdziesz w zestawieniu lista drinków na imprezę.

Gdy karta jest gotowa, ilości przelicza się łatwo: liczba gości, godziny pracy baru i udział drinków bezalkoholowych dają listę zakupów w litrach zamiast przybliżeń. Dobrze policzone ilości obniżają koszt w obu wariantach, bo nie kupujesz zapasu, który potem nie ma gdzie wrócić.

Jak wygląda dzień wesela w obu wariantach

Przy wersji własnej przygotowania zaczynają się już rano. Ktoś musi dowieźć lód, rozstawić stół, ułożyć szkło, ściąć cytrusy, nastawić syropy i sprawdzić, czy wody gazowanej wystarczy. Jeśli wesele zaczyna się po południu, to zwykle oznacza, że osoba odpowiedzialna za bar jest zajęta jeszcze przed ceremonią, a potem musi zdążyć się przebrać i zająć miejsce przy stanowisku. Po zabawie dochodzi sprzątanie: umycie szkła, wyrzucenie odpadków, oddanie sprzętu i zabranie niewykorzystanych składników.

Przy barmanie wygląda to inaczej. Firma przyjeżdża przed gośćmi, rozstawia stanowisko, przygotowuje lód i składniki, a po zabawie pakuje sprzęt i zostawia salę w takim stanie, w jakim ją zastała. Ty ustalasz tylko trzy rzeczy: gdzie ma stanąć bar, o której go otworzyć i kiedy zamknąć. Jeśli sala narzuca godzinę, do której można wnosić sprzęt, podaj ją w zapytaniu, bo od niej zależy plan dojazdu.

Co z pozostałymi składnikami

Przy wersji własnej niewykorzystane składniki zostają u Ciebie. Cytrusy i zioła się psują, napoje gazowane tracą bąbelki, a syropy trzeba przechować. Przy barmanie rozliczenie zależy od umowy: część firm bierze na siebie przygotowanie składników i rozlicza je według zużycia, część wymaga kupienia ich przez organizatora według listy. Zapytaj o to wprost, bo różnica w rachunku bywa wyraźna.

Krótka odpowiedź

Mała, spokojna impreza z krótką kartą i chętną osobą za barem poradzi sobie bez barmana. Większe wesele, impreza firmowa albo osiemnastka zyskują na obecności fachowca, bo koszt czasu i ryzyka po stronie organizatora szybko przewyższa różnicę w cenie. Najpierw ułóż kartę, potem policz oba warianty i wybierz ten, który lepiej pasuje do Waszej imprezy.